Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Indixio Inc.  

1. Objet et portée de la politique

Indixio Inc. (ci-après « Indixio » ou « l’Entreprise ») reconnaît l’importance de protéger les renseignements personnels, soit tout renseignement concernant un individu qui permet de l’identifier directement ou indirectement (ci-après « renseignement personnel »). La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit la façon dont Indixio collecte, utilise, conserve, communique et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Cette Politique est établie et mise en œuvre afin de se conformer aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP), telle que modifiée par la Loi 25 (L.Q. 2021, c.25), ainsi qu’à toute autre loi applicable en matière de protection des renseignements personnels.  

2. Personnes visées par la politique

Cette Politique s’applique à l’ensemble des personnes dont Indixio collecte des renseignements personnels, notamment :

• Les visiteurs et utilisateurs du site Web d’Indixio, dans la mesure où des renseignements personnels sont recueillis ;
• Les candidats à l’emploi et les employés actuels ou anciens ;
• Les clients, fournisseurs et partenaires d’affaires ;
• Toute personne qui communique avec Indixio ;
• Toute autre personne dont les renseignements personnels sont recueillis dans le cadre des activités d’Indixio.

 

3. Renseignements personnels collectés

Indixio s’assure de ne collecter que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et légitimes de ses activités. Ces renseignements peuvent comprendre :

3.1 Renseignements d’identification

• Nom, prénom ;
• Adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone ;
• Numéro d’assurance sociale (dans le cadre de l’emploi uniquement).

3.2 Renseignements professionnels et de formation

• Profession, titre de poste, historique d’emploi ;
• Formation académique, certifications, diplômes..

3.3 Renseignements financiers

• Coordonnées bancaires (aux fins du traitement de la paie uniquement) ;

  Indixio veille à ce que les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation.  

4. Modes de collecte des renseignements personnels

4.1 Directement auprès de vous

La majorité des renseignements collectés vous sont recueillis directement, notamment lorsque vous :

• Communiquez avec nous par courriel, par téléphone ou en personne ;
• Soumettez votre candidature à une offre d’emploi ;
• Répondez à des sondages ou vous inscrivez à notre infolettre ;
• Participez à un événement dont nous sommes partenaires ;
• Utilisez notre site Web ou nos services en ligne.

4.2 Auprès de tiers

Indixio peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, avec votre consentement ou tel que permis par la loi, par exemple :

• Références professionnelles fournies lors d’un processus d’embauche ;
• Plateformes de recrutement ou agences de placement ;
• Fournisseurs de services partenaires.

Dans tous les cas, Indixio s’assure que la collecte de renseignements personnels auprès de tiers est effectuée de façon légale et éthique.  

5. Finalités de la collecte et de l’utilisation

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf consentement additionnel de la personne concernée ou obligation légale. Ces fins incluent notamment :

• Confirmer votre identité et vérifier l’exactitude des renseignements fournis ;
• Évaluer votre candidature à un emploi et gérer la relation d’emploi ;
• Administrer la paie, les avantages sociaux et les obligations légales liées à l’emploi ;
• Gérer nos relations d’affaires avec nos clients et fournisseurs ;
• Gérer notre site Web et nos services en ligne ;
• Communiquer avec vous concernant nos services ;
• Se conformer aux exigences légales et réglementaires applicables.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l’interne à :

• Les gestionnaires impliqués dans le processus d’embauche ou la gestion des ressources humaines ;
• Le personnel autorisé ayant un besoin légitime d’y avoir accès.

Et à l’externe à :

• Des fournisseurs de services agissant pour le compte d’Indixio (ex. : plateformes de recrutement, fournisseurs de logiciels de paie) ;
• Les autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

 

6. Consentement

Indixio recueille le consentement des personnes concernées avant de collecter, utiliser ou communiquer leurs renseignements personnels, sauf lorsque la loi permet ou exige autrement Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la section 12 de la présente Politique.  

7. Conservation des renseignements personnels

Indixio conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément aux délais de conservation applicables. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, Indixio les détruira de manière sécuritaire.  

8. Communication de renseignements personnels hors Québec

Vos renseignements personnels sont généralement conservés et traités au Québec. Il est toutefois possible qu’ils soient communiqués à l’extérieur du Québec, notamment lorsqu’Indixio fait appel à des fournisseurs de services dont les serveurs sont situés hors province. Conformément à l’article 17 de la LPRPSP, avant toute communication de renseignements personnels hors Québec, Indixio procédera à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) afin d’évaluer si le niveau de protection offert est jugé adéquat.  

9. Mesures de sécurité

Indixio applique des mesures de sécurité proportionnelles à la sensibilité des renseignements personnels qu’elle détient, afin de les protéger contre tout accès, utilisation, communication, modification ou destruction non autorisés.

9.1 Mesures administratives

• Politique de confidentialité et procédures internes documentées ;
• Formation et sensibilisation du personnel en matière de protection des renseignements personnels ;
• Accès aux renseignements limité aux personnes ayant un besoin légitime ;
• Ententes de confidentialité avec les employés et les sous-traitants.

9.2 Mesures physiques

• Accès restreint aux locaux d’Indixio ;
• Verrouillage des postes de travail en cas d’absence ;
• Conservation sécurisée des dossiers papier contenant des renseignements personnels.

9.3 Mesures techniques

• Chiffrement des données au repos et en transit ;
• Authentification à deux facteurs (2FA) pour les accès aux systèmes sensibles ;
• Gestion des mots de passe selon les meilleures pratiques ;
• Journaux d’accès et systèmes de surveillance des incidents ;

Bien qu’Indixio s’efforce de protéger adéquatement vos renseignements personnels, aucune mesure de sécurité n’est infaillible. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez en aviser immédiatement le Responsable de la protection des renseignements personnels.  

10. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est tout accès, utilisation ou communication non autorisés de renseignements personnels, ou leur perte. En cas d’incident de confidentialité, Indixio s’engage à :

• Prendre les mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice et éviter que l’incident ne se reproduise ;
• Aviser les personnes concernées dans les meilleurs délais si l’incident présente un risque de préjudice sérieux à leur égard ;
• Transmettre un rapport détaillé à la CAI, si requis.

 

11. Vos droits

Conformément à la LPRPSP, vous disposez des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels détenus par Indixio :

• Accès et rectification de vos renseignements personnels : Vous pouvez demander à consulter ou corriger les renseignements personnels qu’Indixio détient à votre sujet.
• Droit de retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels
• Droit à la portabilité : Vous avez le droit de recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels que vous nous avez fournis.

  Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez adresser votre demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la section 12. Indixio répondra à votre demande dans les 30 jours suivant sa réception.  

12. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Indixio a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier est chargé d’assurer la mise en œuvre et le respect de la présente Politique. Le Responsable peut être contacté pour toute question relative à la présente Politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un incident de confidentialité :  

Responsable de la protection des renseignements personnels
Adresse courriel	prp@indixio.com
Adresse postale	303-3135 Bd Moïse-Vincent, Saint-Hubert (Quebec) J3Z 0G7
Téléphone	450-461-1158

 

13. Témoins (cookies)

Le site Web d’Indixio peut utiliser des témoins (cookies) pour améliorer votre expérience de navigation et analyser l’utilisation du site. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins ou être alerté lorsqu’un témoin est envoyé. Veuillez noter que certaines fonctionnalités du site pourraient ne plus être disponibles si vous désactivez les témoins.  

14. Révision et mise à jour de la politique

Indixio s’engage à réviser la présente Politique de manière périodique, et au minimum une fois par année, afin de s’assurer qu’elle demeure conforme aux lois applicables et aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Toute modification importante sera communiquée aux personnes concernées par les moyens appropriés (courriel, affichage sur le site Web, etc.). La date de la dernière mise à jour est indiquée à la page de titre de la présente Politique.