Comment tirer le plein parti d’un projet pilote M-Files Ment

Un projet pilote est un projet qui permet à une organisation de déterminer si un logiciel répond à ses besoins en mettant en œuvre cette technologie pour un cas d’utilisation spécifique et en mesurant son efficacité. Il sert généralement de prélude à un déploiement plus large de la technologie et vise à évaluer un cas d’utilisation avant d’investir du temps et des ressources dans un projet de changement de plus grande envergure.

Projet pilote M-Files Ment

M-Files Ment propose des projets pilotes aux clients qui envisagent de souscrire un abonnement, mais qui souhaitent s’assurer au préalable que la solution répond bien à leurs besoins. Il est assez courant que nos clients mènent un projet pilote d’une durée d’un à deux mois afin que l’entreprise et ses utilisateurs puissent se familiariser rapidement avec la solution, tout en bénéficiant de l’accompagnement et de l’expertise de M-Files Ment pour mettre en place avec succès les premiers modèles du client. À l’issue du projet pilote, le client devrait être en mesure de passer à un déploiement à plus grande échelle.

Éléments du projet pilote M-Files Ment

Voici quelques éléments clés à prendre en compte concernant le projet pilote M-Files Ment :

Objective

Chaque client aura une vision différente de ce qu’il espère accomplir en adoptant M-Files Ment – cette vision variant globalement en fonction du type d’organisation dont il s’agit (qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un cabinet d’avocats) et selon qu’il utilise cette solution pour améliorer son efficacité interne ou pour rationaliser ses processus en relation avec la clientèle.

Dans tous les cas, nous travaillerons avec le client pour cerner ses objectifs en matière d’adoption de M-Files Ment, et nous définirons des indicateurs de performance afin qu’il puisse facilement évaluer le succès du projet pilote.

Voici quelques exemples de projets pilotes que nous avons menés à bien par le passé :

• Mise en place de contrats de travail au sein d’un cabinet d’avocats afin que celui-ci puisse les rédiger plus rapidement et offrir un meilleur service à ses clients ;
• Mise en place de widgets (liens vers des modèles automatisés) afin que le client puisse proposer des abonnements via un système de paiement sur son site web ;
• Automatisation en interne des accords de confidentialité (NDA) et des clauses contractuelles standard (SCC) afin que les utilisateurs non juristes puissent les générer eux-mêmes avec un soutien limité de la part de l’équipe juridique.

Calendrier

Cela dépendra sans doute principalement de l’objectif visé, mais aussi des capacités et de l’implication des collaborateurs au sein de l’organisation du client. Notre objectif est de mener à bien le projet pilote en quatre semaines, ce qui constituera un formidable tremplin pour automatiser de futurs cas d’utilisation et, à terme, générer de la valeur le plus rapidement possible.

Notre objectif principal est de rassembler les différents acteurs au sein de l’entreprise du client afin de faciliter l’adoption de M-Files Ment et de permettre aux utilisateurs de générer des documents en temps réel dans les meilleurs délais. Il va sans dire que, pour que cela puisse se faire en seulement quatre semaines, il faudra que le client limite au maximum les retards tout au long du processus — par exemple, en finalisant les modèles juridiques, en obtenant les autorisations nécessaires, etc.

Livrables

À l’issue de la phase pilote, le client devrait :

• Disposer de trois modèles maximum automatisés et prêts à l’emploi (permettant un retour sur investissement dès la fin de la phase pilote) ;
• Ont donné aux utilisateurs concernés l’accès aux modèles automatisés ;
• Comprendre comment automatiser les modèles eux-mêmes, ce qui permet au client de développer lui-même l’automatisation des documents avec un accompagnement minimal ;
• Préparez-vous à déployer M-Files Ment pour d’autres cas d’utilisation au sein de l’entreprise ;
• Découvrez les services d’assistance proposés par M-Files Ment et comment en tirer parti.

Équipe

Le projet pilote est géré par un « M-Files Ment » et regroupe les principales parties prenantes du client. Il doit inclure toutes les parties prenantes concernées par la mise en œuvre du cas d’utilisation en question. Il peut également s’avérer utile d’impliquer d’autres membres de l’organisation susceptibles d’être concernés à l’avenir par la mise en œuvre de M-Files Ment, afin qu’ils puissent eux aussi tirer profit de l’expérience acquise lors du projet pilote.
Comme pour tout projet pilote ou toute mise en œuvre technologique, il est important que les personnes impliquées soient motivées et prêtes à mener à bien le changement au sein de l’organisation. Un manque d’engagement risque de limiter le succès du projet pilote en termes d’adoption. Cependant, étant donné que les projets pilotes M-Files Ment sont très courts (quatre semaines), nous ne pensons pas que cela posera problème.

Coût

Ce programme pilote a un coût, mais celui-ci devrait s’avérer plus abordable que celui de tout autre programme pilote portant sur un produit similaire actuellement disponible sur le marché. Cet investissement en vaut la peine : il permettra d’obtenir un retour sur investissement dans les plus brefs délais et donnera un nouvel élan au déploiement de M-Files Ment au sein de l’entreprise du client, ce qui pourra être mis à profit pour d’autres cas d’utilisation.

Si le projet pilote vise à lancer un service de génération de documents par abonnement, son coût devrait être compensé par les recettes générées par la suite grâce aux abonnements.

En savoir plus

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Source : M-Files Corporation, « Comment tirer le meilleur parti d’un projet pilote M-Files Ment ». © M-Files Corporation.