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Systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers

La mise en œuvre d’une GED assure la conformité réglementaire, minimise les risques organisationnels et favorise l’efficacité en gérant à la fois les documents électroniques et les documents physiques. Reconnus sous différents termes tels que gestion des documents électroniques, gestion du cycle de vie des documents et gouvernance de l’information, ces concepts soulignent l’importance de structurer, de classer et de garantir la conformité des documents en tant qu’actifs vitaux de l’organisation.

Pourquoi la gestion de contenu d'entreprise ?

Les organisations mettent en place des solutions de gestion de contenu d’entreprise pour assurer une organisation systématique, la récupération et la conservation des informations. Un système de gestion intégrée des documents (GID) est essentiel pour garantir la conformité grâce à une manipulation organisée des informations. Il soutient le respect des exigences réglementaires, des mandats légaux et des normes de protection des données, assurant la sauvegarde des informations précieuses. La gestion efficace du contenu tout au long de son cycle de vie permet aux entreprises de rationaliser les processus et de soutenir une prise de décision éclairée.

IDX RM intégré à M-Files permet aux organisations de se conformer aux différentes normes en vigueur :

Normes des gouvernements locaux

Les provinces canadiennes ont des normes différentes auxquelles les municipalités doivent se conformer. Configurez vos règles de conservation pour qu’elles soient conformes avec:

  • LGMA en Colombie-Britannique
  • TOMRMS en Ontario
  • BANQ au Québec
  • Autres lois municipales / gouvernementales

AIPVP / LPRPDE / Loi 25

Les méthodes efficaces de GID jouent un rôle essentiel dans le maintien de cette conformité. Notre engagement envers la conformité est garanti en conservant les données au Canada, en respectant:

  • AIPVP (Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée)
  • LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques)
  • Loi 25 au Québec

Conformité législative générale

Nous vous aidons à répondre aux diverses exigences légales et fiscales, qu’elles soient internes ou externes.

Exigences internes

Les organisations peuvent avoir développé des calendriers de conservation et de classification ou des schémas de taxonomie qui doivent être respectés. IDX RM intégré à M-Files peut faciliter la mise en place de ces structures.

Conformité aux exigences législatives

Les responsables de la gestion documentaire ainsi que les archivistes de divers secteurs d’activité, sont soumis à des exigences de conformité qui garantissent le traitement, la conservation et l’élimination corrects des documents. Les réglementations spécifiques peuvent varier en fonction du secteur, mais il existe des thèmes communs qui soulignent l’importance d’une gestion efficace des archives. Des documents correctement traités facilitent la transparence lors des audits et des enquêtes, réduisent les risques et améliorent la capacité d’une organisation à naviguer dans des cadres réglementaires complexes.

Intégrité juridique et réduction des risques

En plus de la conformité, l’utilisation d’un système efficace de gestion intégrée des documents (GID) peut soutenir les normes de gouvernance de l’information, ce qui contribuera à atténuer les risques organisationnels. IDX RM permet aux organisations de s’assurer de l’application des mises en suspens légales, de l’élimination des documents dans les délais impartis et de la production de rapports appropriés sur le sort des documents.

Pourquoi IDX RM intégré à M-Files ?

Chez Indixio, nous reconnaissons la valeur de l’information et son importance pour une organisation, c’est pourquoi notre mission est de rendre l’information plus accessible. IDX RM est une solution développée par Indixio spécifiquement pour répondre aux besoins de nos clients utilisant M-Files pour compléter leur cycle de vie de la gouvernance de l’information. IDX RM permet aux organisations de gérer toutes les informations, y compris les documents transitoires, les dossiers officiels et les informations vitales.

M-Files se connecte à des répertoires externes tels que les serveurs et SharePoint afin de fournir une gestion efficace des documents pour l’ensemble de l’organisation.

Les avantages de IDX RM intégré à M-Files

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Gestion complète du cycle de vie

IDX RM offre une solution tout-en-un qui permet aux organisations de gérer l’information tout au long de son cycle de vie, de la création à la destruction. Cette GED offre aux utilisateurs du système une vue à 360 degrés de toutes les informations de l’entreprise, quel que soit le statut du document. Il n’est pas nécessaire de transférer les documents dans un autre système d’archivage, gardez toutes vos informations ensemble pour vous aider à prendre des décisions éclairées.

GID quel que soit leur format

Notre système de gestion documentaire gère de manière transparente à la fois les inventaires de documents physiques et les documents électroniques, offrant ainsi aux organisations une approche unifiée de la gestion des grands inventaires, quel que soit leur format.

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Gestion des règles de conservation

Créez et gérez vos règles de conservation dans M-Files. IDX RM vous permet de configurer et de personnaliser la façon dont la période de conservation est définie, y compris si les dates d’événements sont utilisées ou si la conservation est basée sur la fin de l’année, le nombre d’années/semaines/jours conservés et d’autres détails de calcul pour chaque catégorie d’enregistrement dans le système, tel que défini par l’administrateur.

Automatiser l'association des règles
de conservation

Assurez-vous que chaque document est conservé avec la règle de conservation appropriée en automatisant l’association des règles de conservation à vos documents. Avec le module de gestion documentaire d’Indixio, vous pouvez être certain que les règles de conservation sont appliquées sans que l’utilisateur ne doive intervenir.

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Calcul automatique du délai de conservation

IDX RM calcule automatiquement le délai de conservation de chaque document en fonction des règles de conservation définies qui ont été appliquées. Ce calcul permet de connaître l’état des documents conservés dans le système sans intervention de l’utilisateur.

Maintenir les mises en suspens légales

La sauvegarde des enregistrements par le biais de mises en suspens légales garantit que les documents sont conservés pendant la durée nécessaire, conformément aux exigences de l’entreprise. Les mises en suspens légales mettent à jour le statut d’un document jusqu’à ce que la mise en suspens soit terminée, et le document est alors réintroduit dans son cycle de conservation.

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Processus complet de disposition
des documents

IDX RM simplifie le traitement de la destruction des documents, en supervisant la gestion continue du cycle de vie de chaque document. En accordant une attention particulière à la conformité et à l’efficacité, IDX RM veille à ce que les documents suivent un chemin systématique, qu’il s’agisse d’archivage, de suppression ou de destruction conformément aux règles et politiques prédéfinies. IDX RM fournit également des informations complètes et une préservation à long terme grâce à des rapports de disposition détaillés.

Vues et tableaux de bord

Des vues peuvent être créées pour fournir aux administrateurs d’IDX RM une visibilité sur divers aspects de leur système de conservation des documents, notamment l’état de conservation des documents, les dispositions à venir, les mises en attente légales, l’utilisation des règles de conservation et bien plus encore. Ces tableaux de bord peuvent améliorer la visibilité et la responsabilité de l’organisation en permettant à la direction de prendre des décisions plus éclairées.

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IDX RM FR

Vous souhaitez obtenir plus d'informations ?

Découvrez notre module intégré à M-Files pour la gestion des documents électroniques et l’inventaire des documents physiques.

 

L'expertise Indixio

Chez Indixio, nous avons déployé M-Files en tant que GED à de nombreuses reprises et avons une grande expérience en matière de respect des exigences organisationnelles et de conformité. Notre approche s’appuie sur des connaissances approfondies, inspirées par des discussions internes et des sessions d’apprentissage. Nous mettons en évidence les nuances entre la gestion des documents et la supervision du cycle de vie complet des documents critiques.

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